Fitur Penting Mesin Fotocopy untuk Mendukung Operasional Kantor

Di zaman digital ini, aktivitas mencetak dokumen maupun fotocopy masih menjadi kegiatan yang penting dilakukan untuk mendukung produktivitas perusahaan.  Mesin fotocopy bisa menjadi salah satu perangkat kantor yang tepat. Bermacam fitur terbaru pada mesin fotocopy modern menciptakan dampak berarti dalam menambah efisiensi dan produktivitas kantor. Kira-kira apa saja ya fiturnya?

1. Duplex Printing (Mencetak Dua Sisi)

Seringkali dokumen pekerjaan atau kantor berisi banyak hal-hal penting yang tidak cukup ditulis secara pendek. Oleh karena itu, membutuhkan banyak halaman agar semua yang dimaksud dari berbagai pihak jelas. Fitur Duplex Printing ini bisa mengurangi pemakaian kertas yang akan dicetak walaupun halaman yang mau di-print banyak. Karena dokumen yang tercetak akan ada di kedua sisi kertas. Sehingga, Anda tidak perlu lagi membolak-balik kertas bergantian hanya untuk mendapatkan print di kedua sisi. Cukup taruh dan atur di pengaturan dokumen pun sudah tercetak. Fitur ini tidak hanya meminimalkan pemakaian kertas, tetapi juga menambah kecepatan cetak. Sehingga, bisa menghemat operasional kantor dari sisi biaya dan waktu.

2. Automatic Document Feeder (ADF)

Kebutuhan untuk pengarsipan dokumen acapkali membutuhkan file yang digandakan. Sehingga perlu proses meng-copy. Saat menyalin satu atau dua halaman dokumen bisa saja Anda tuntaskan secara cepat dengan meng-copy nya secara manual pada mesin fotocopy, namun bagaimana jika Anda memiliki dokumen dengan puluhan bahkan ratusan halaman untuk disalin? Nah, fitur ADF ini memungkinkan pengguna untuk secara efisien memindai dan menyalin sejumlah dokumen dengan otomatis. Caranya adalah memasukkan beberapa lembar dokumen ke mesin fotocopy untuk kemudian secara otomatis dicetak, disalin, maupun dipindai (scan). Hal ini bisa mengefisiensikan orang yang menjalankan perangkat.

Baca juga: Cara Merawat Mesin Fotocopy

3. Teknologi Touchscreen

Kecanggihan teknologi tidak hanya seputar laptop atau komputer saja dalam urusan perangkat kerja, tetapi dalam perangkat cetak pun juga perlu suatu hal yang mutakhir. Teknologi touchscreen yang disematkan pada mesin fotocopy sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kemudahan penggunaan. Biasanya menu yang didesain dilengkapi dengan shortcut untuk mencapai fungsi-fungsi umum yang lebih cepat dan ringkas. Sehingga, memperpendek durasi waktu dalam penggunaan perangkat. 

4. High-Speed Scanning

Di era digital ini wujud data pun harus juga berbentuk softcopy (digital) agar bisa lebih muda dikumpulkan dan disimpan. Untuk itu perlu alat yang dapat dengan mudah menjadikan dokumen fisik tersebut menjadi format digital. Alat tersebut adalah scanning (pemindai). Pemindai tersebut juga harus memiliki fitur cepat agar pemrosesan dokumen berjalan cepat dan meningkatkan produktivitas kantor.  

5. Konektivitas Cloud

Kemampuan untuk menyimpan dan berbagi dokumen melalui layanan cloud semakin penting. Dengan adanya fitur ini di mesin foto copy pengguna dapat mencetak, memindai, atau mengunggah dokumen langsung ke penyimpanan cloud. Sehingga, memungkinkan kolaborasi lebih cepat tanpa perlu memindahkan file secara manual. Aktivitas ini bisa berjalan secara real time serta proses sinkronisasi data dengan pihak lain dapat dilakukan dengan cepat. Selain itu, karena adanya fitur cloud ini berdampak pada kemudahan akses data jarak jauh oleh pengguna. 

6. Keamanan Dokumen

Biasanya di dalam satu kantor atau satu ruangan hanya terdapat 1 mesin cetak atau fotocopy. Otomatis pengguna mesin ini akan lebih dari 1 orang. Sehingga, ditakutkan terjadi human eror ketika proses penggunaan perangkat tersebut bila menggunakan mesin fotocopy biasa. Dengan adanya fitur keamanan yang dihadirkan pada mesin fotocopy modern dapat melacak siapa saja yang menggunakan perangkat. Fitur keamanan ini berupa pin, kartu ID, sidik jari untuk login ke akun. Dokumen hanya akan dicetak setelah pengguna memasukkan pin atau melakukan autentikasi pada mesin fotocopy sehingga menghindari dokumen tertinggal atau dilihat oleh orang yang tidak berhak.

Ini juga bisa menjadi sebuah catatan penting bila di kantor Anda belum mempunyai mesin fotocopy sendiri. Keamanan dokumen merupakan hal yang sangat urgent, sehingga tidak boleh diabaikan. Bila Anda masih melakukan aktivitas menggandakan dokumen di pihak ke tiga (bukan karyawan atau Anda sendiri yang melakukan) otomatis dokumen tersebut bisa saja tidak aman dan riskan sekali untuk terjadi human error dalam proses fotocopy dan kita pun tidak mudah melacaknya jika pihak ekesternal yang melakukannya. Untuk itu memiliki sendiri atau opsi sewa perangkat komputer sangat direkomendasikan untuk memaksimalkan fitur ini.

7. Eco-Friendly Features

Fitur ramah lingkungan semakin diapresiasi dalam dunia bisnis saat ini. Apalagi bila fitur ramah lingkungan ini juga bermanfaat untuk menghemat biaya operasional. Saat ini banyak mesin fotocopy yang menawarkan opsi Mesin otomatis masuk ke mode hemat daya saat tidak digunakan dalam waktu tertentu. Sehingga mengurangi konsumsi listrik. 

Dengan fitur-fitur canggih yang sudah disebutkan sebelumnya, mesin fotocopy bukan hanya perangkat kantor biasa, namun mitra yang bisa meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional kerja karyawan. Melalui pemahaman mendalam tentang fitur-fitur ini, Anda dapat memilih mesin fotocopy yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, sehingga dapat membawa dampak positif pada lingkungan kerja sehari-hari.

Jika Anda masih bingung dengan fitur-fitur mesin fotocopy yang cocok bagi operasional kantor serta bertanya seputar mesin fotocopy bisa konsultasi dengan kami. Raja Fotocopy juga melayani sewa fotocopy hingga seluruh Indonesia